TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? TẦM QUAN TRỌNG CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN?
Tổ chức sự kiện (event) là một trong những giải pháp truyền thông, quảng cáo, marketing quan trọng mà mỗi công ty, doanh nghiệp không nên bỏ qua. Bởi vậy, nếu biết cách tổ chức event thì chắc chắn mục đích mà các doanh nghiệp đạt được sau sự kiện sẽ vô cùng ấn tượng và tuyệt vời.
Công ty bạn muốn ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng và người tiêu dùng, vậy phương thức truyền thông marketing nào sẽ mang lại hiệu quả tích cực nhất. Nếu chưa có giải pháp nào hữu hiệu hơn, vậy bạn có thể xem xét đến việc tổ chức sự kiện nhé! Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đến bạn những thông tin về phương thức này để bạn dễ dàng chọn lựa hơn.
1/ Sự kiện, tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là một hoạt động không thể thiếu trong việc truyền thông marketing. Tuy ngân sách chi ra vào hoạt động này khá cao nhưng hiệu quả mà nó mang lại thì không thể nào sánh bằng.
Tổ chức sự kiện được phân loại gồm: hội nghị, hội thảo, buổi tọa đàm,…Thông qua các sự kiện này hình ảnh công ty, thương hiệu sản phẩm sẽ đến gần hơn với khách hàng.
Thông thường, để tổ chức hoạt động thành công, không xảy ra sai sót, các công ty thường sử dụng một đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài.
2/ Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là cơ hội để công ty có thể tiếp xúc nhanh chóng và giao lưu với các đối tác, khách hàng; đồng thời, gia tăng các mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bởi vậy, nếu so sánh với các cách thức truyền thông quảng cáo in ấn, hay online thì phương pháp này sẽ giúp hình ảnh công ty được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.
Củng cố và phát triển thương hiệu của công ty: sự kiện là một kênh quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm, cũng như dịch vụ của công ty trên diện rộng. Cách thức này mang đến 2 mặt tích cực: một mặt giúp công ty có thể tiếp xúc trực tiếp với nhiều khách hàng khác nhau; mặt khác cũng tạo cơ hội để cùng một lúc nhiều khách hàng tiếp xúc với sản phẩm, dịch vụ của công ty, giúp gia tăng độ nhận diện về thương hiệu và uy tín của công ty trên thị trường.
Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng: so với việc sản phẩm chỉ xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, khách hàng không thể “sờ” vào để cảm nhận và trải nghiệm thực tế. Thì với việc tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm này sẽ là cơ hội tốt để ghi điểm trong mắt khách hàng.
Tìm kiếm được đối tượng khách hàng tiềm năng: thông qua các sự kiện này, công ty sẽ có thể tìm được những khách hàng tiềm năng, đồng thời, khách hàng cũng sẽ có cơ hội tiếp xúc, sử dụng và trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ mới.
Điểm nhấn trong chiến dịch marketing của công ty: sẽ là thiếu sót nếu không nhắc đến công dụng về mặt marketing. Hình thức này được đánh giá là một trong những hoạt động marketing độc đáo và khác biệt vì nó giúp cho khách hàng tham dự được trải nghiệm thực tế với sản phẩm, dịch vụ để từ đó, có thể tin dùng và giới thiệu cho nhiều người khác cùng biết đến.
3/ Tổ chức sự kiện gồm những loại hình nào?
Tổ chức sự kiện hiện nay rất đa dạng, bao gồm nhiều lĩnh vực:
– Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh như Tổ chức buổi ra mắt sản phẩm, tổ chức activation…
– Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị, hội thảo,…
– Fundraising events: Là các hoạt động sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– Exhibitions: Là các hoạt động, sự kiện triển lãm
– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: Buổi bán hàng
– Conferences: Là các buổi Hội thảo
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
4/ Quy trình tổ chức sự kiện
Quy trình này được tiến hành qua 3 giai đoạn: trước – trong – kết thúc sự kiện.
Các loại hình của tổ chức sự kiện rất đa dạng, mỗi sự kiện lại có mục đích và vai trò khác nhau. Tuy nhiên, dù thế nào đi nữa, thì khung tổ chức đều phải tuân theo quy trình sau:
– Giai đoạn trước sự kiện:
+ Tìm hiểu thông tin về công ty/thương hiệu/sản phẩm/dịch vụ của công ty sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện
+ Tiến hành nghiên cứu về các yếu tố liên quan và ảnh hưởng đến sự kiện như: mục đích, mục tiêu, nhân lực, vật lực, ngân sách,…
+ Lên ý tưởng, lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Chọn thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, lên list nhân lực, ngân sách và trang thiết bị cần thiết
+ Triển khai và quảng bá sự kiện
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ Kiểm soát và điều hành các diễn biến chính của sự kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ Tổ chức phục vụ việc lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
+ Xác định tập đối tượng khách hàng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ Tiếp tục truyền thông, quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện tổ chức sự kiện, cần lên phương án dự phòng và cách xử lý các sự cố trong sự kiện cũng như đảm bảo vấn đề an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện,…
5/ Tại sao nên chọn Công ty Quảng cáo Minh Gia để tổ chức sự kiện?
Công ty có thể tự tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phí, tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm tổ chức, sẽ dẫn đến nhiều thiếu sót, sai sót, ảnh hưởng đến sự kiện ngày đó. Bởi vậy, việc tìm đến các công ty tổ chức sự kiện là giải pháp đúng đắn.
Công ty quảng cáo Minh Gia cam kết chất lượng – uy tín – chuyên nghiệp – giá thành cạnh tranh!
Chúng tôi mang đến quý khách hàng:
Sự chuyên nghiệp và chất lượng: Quảng cáo Minh Gia sẽ giúp bạn từ việc xây dựng, lên ý tưởng, lập kế hoạch cũng như điều hành sự kiện một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhất, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch.
Tiết kiệm thời gian và nhân lực: chúng tôi hiểu rằng, các công ty luôn rất bận rộn và áp lực, vì vậy, không thể có quá nhiều thời gian dành cho việc chuẩn bị sự kiện nhiều công đoạn, cần đến sự chi tiết, tỉ mỉ. Bởi vậy, việc sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ giúp các đơn vị tiết kiệm được sức lực, nhân sự.
Tiết kiệm chi phí: khi bạn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện bạn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn là mình tự tổ chức. Bởi Quảng cáo Minh Gia sẽ cung cấp cho bạn những gói dịch vụ hợp lý nhất nhờ chúng tôi có những đối tác quen thuộc trong ngành, được hưởng mức giá ưu đãi từ đặt phòng, thuê ca sĩ, đội nhảy, MC, thiết bị âm thanh, ánh sáng,…
Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời: Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, Quảng cáo Minh Gia luôn nhận định trước các rủi ro có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.
Với những chia sẻ trên đây của Công ty Quảng cáo Minh Gia, hy vọng đã cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện. Từ đó có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định chọn công ty tổ chức sự kiện để hợp tác. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp
